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por Equipe Guia Trabalhista

Existem centenas de procedimentos regulares, exigidos dos empregadores, no cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias.

Para certificar-se que nada está sendo esquecido ou feito de modo inadequado, recomenda-se que, periodicamente, se execute uma auditoria interna nos procedimentos trabalhistas, como:

  • exame da folha de pagamento;
  • análise de documentação;
  • checagem de cálculos (férias, 13º salário, horas extras e outros)
  • pagamentos e retenções (IRF, GPS, Contribuição Sindical)

Dentre os objetivos da auditoria trabalhista, destacam-se:

  1. Evitar ou corrigir fraudes e erros.
  2. Reduzir as contingências trabalhistas e previdenciárias (possibilidades de multas e reclamatórias na justiça do trabalho).
  3. Adequar cálculos e procedimentos às exigências legais (CLT, Regulamento da Previdência Social) e de controle financeiro da entidade auditada (custos, orçamento, tesouraria).

Passo a Passo para Verificar os Procedimentos Trabalhistas. Exemplos e detalhamentos práticos - manual sem complicações! Invista pouco e diminua os riscos de autuação e reclamatórias trabalhistas!

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Auditoria Trabalhista

Passo a Passo para Verificar os Procedimentos Trabalhistas.

Invista pouco e diminua os riscos de autuação e reclamatórias!

O setor de departamento pessoal e recursos humanos das empresas brasileiras sofrerão impactos significativos já a partir de novembro de 2017 com a entrada em vigor da reforma trabalhista.

Mas o grande impacto virá a partir de janeiro de 2018 com o início da obrigatoriedade do eSocial e também da EFD-Reinf, que está sendo tratado como um módulo integrante do eSocial.

Neste artigo iremos tratar especificamente desta nova obrigação acessória que irá demandar e muito de informações advindas do departamento pessoal das empresas.

O principal ponto de atenção refere-se a retenção da contribuição previdenciária também chamada de retenção de INSS, que é devida pelo prestador de serviços de cessão de mão-de-obra ou empreitada, mas recolhida pelo tomador do serviço, de maneira antecipada.

Esta modalidade de retenção é uma das situações que exigem das empresas envolvidas uma visão ampla de negócio sem barreiras de setorização ou departamentos. 

Para exemplificar este fato, iremos acompanhar abaixo os trâmites burocráticos que envolvem a prestação de serviço entre duas empresas onde haja retenção de INSS:

Passo 1 – A empresa prestadora executa os serviços conforme definido em contrato e emite a nota fiscal, destacando a retenção devida. Em seguida envia a NF para a empresa tomadora.

Passo 2 – A empresa tomadora deverá checar se a nota fiscal foi emitida corretamente e autorizar o financeiro a efetuar o pagamento, já descontado o valor da retenção.

Passo 3 – A nota fiscal é então encaminhada ao departamento pessoal da empresa tomadora que deverá emitir a guia de recolhimento do INSS com os dados da empresa prestadora.

Passo 4 – A guia de recolhimento é então encaminhada ao financeiro da empresa tomadora, para realização do pagamento dentro do prazo devido.

Passo 5 – Ambas as empresas deverão ter em mãos os dados cadastrais uma da outra, bem como os dados completos da nota fiscal retida e do pagamento efetuado para que possam transmitir em tempo hábil suas respectivas EFD-Reinfs, sem qualquer divergências entre elas.

Observe que a possibilidade de haver problemas em algumas das etapas do processo é alta. Qualquer quebra em um destes processos podem levar a falta de recolhimento do tributo, recolhimento indevidos, pagamentos duplicados e a perda do prazo legal na transmissão da obrigação acessória.

Neste sentido a EFD-Reinf trará um desafio extra para as empresas, pois deverá ser entregue mensalmente até o dia 20 do mês subsequente, ao contrário da DIRF que tem sua entrega anual.

Portanto é sua responsabilidade como gestor, se antever a estes problemas. Faça uma comunicação prévia com as empresas terceiras prestadoras de serviços com o objetivo de alinhar os processos entre ambas e principalmente oriente e prepare seus funcionários que são responsáveis por estes trâmites burocráticos.

Escrito por Jonatan Zanluca, Contador e Coordenador Técnico do Guia Trabalhista

Fonte: Blog Contabilidade Tributária

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Departamento de Pessoal

Manual Prático de Rotinas do Departamento de Pessoal – Teoria e Prática.

Passo-a-passo, desde a admissão do empregado até a rescisão contratual.

A auditoria é o exame de procedimentos administrativos, contábeis, trabalhistas, fiscais e legais. O auditor observa a exatidão, integridade e autenticidade de tais demonstrações, registros, procedimentos, rotinas e documentos, visando identificar erros, fraudes, incorreções e outras disparidades.

O objetivo final de uma auditoria é a certificação e a prevenção. A verificação da situação da empresa – não precisa ser multada e pagar a multa para depois tomar providências.

Na área trabalhista, existem centenas de rotinas, procedimentos, normas e detalhamentos exigidos no dia-a-dia da relação laboral – veja aqui as principais rotinas trabalhistas.

Desta forma, para atender toda a legislação, além de adequado treinamento e motivação dos profissionais envolvidos na área de gestão de pessoal, recomenda-se fazer auditorias periódicas (seja externa ou interna), com enfoque preventivo (redução de multas, reclamatórias, erros e incorreções).

Dentre os itens específicos a analisar, temos:

– Excesso de jornada diária dos empregados

– Falta de Acordo de Compensação de horas

– Falta de registro de empregados (informalidade)

– Ausência da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – CIPA

– Erros de cálculos da folha (horas extras, descontos, etc.)

– Pagamentos “por fora” (caixa 2), sem registro

– Falta de controle “cartão ponto”, etc.

Conheça uma obra especificamente voltada a prevenção e auditoria da área trabalhista:

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