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Até a implementação definitiva do eSocial, as informações geradas pelos Departamentos Pessoais das empresas são transmitidas a diversos órgãos diferentes, como a Caixa Econômica Federal (CEF), Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), o Ministério da Previdência (MPS), o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB).

Para atender a demanda destes órgãos por informações dos empregados e seus eventos, existem hoje diversas obrigações acessórias trabalhistas e previdenciárias. Muitas dessas obrigações solicitam dados em duplicidade mas em momentos e de formas diferentes. Um exemplo são as informações enviadas através do CAGED e da RAIS.

Com a implementação do eSocial a transmissão das informações será feita de forma única e centralizada. Haverá apenas uma base de dados que ficará a disposição para todos os órgãos envolvidos. Além disso a comunicação será feita exclusivamente em ambiente digital, eliminando a necessidade de papel e impressões.

Sendo assim diversas obrigações acessórias serão extintas conforme o eSocial for implementado na sua empresa. Confira:

– Livro de registro de empregado

A necessidade de registro dos trabalhadores conforme art. 41 da CLT será suprida por meio eletrônico.

– Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)

O aplicativo para preenchimento do formulário da CAT, será substituído pelo evento S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho dentro do próprio eSocial.

– Perfil profissiográfico previdenciário (PPP)

Será integrado ao eSocial, padronizando as informações. Vários eventos relativos a segurança e saúde do trabalhador irão compor/formar as informações do Perfil do Trabalhador.

– Arquivos eletrônicos entregues à fiscalização (Manad – Manual Normativo de Arquivos Digitais)

Já estão em desuso desde a implementação inicial do Projeto Sped, e agora alcançarão as informações relativas aos empregados.

 – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)

A Guia de Recolhimento do FGTS será gerada dentro do eSocial com o envio do evento S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos.

 – Informações à Previdência Social (GFIP)

Todas as informações que antes eram enviadas através da GFIP/SEFIP como os dados da empresa, dos trabalhadores, fatos geradores de contribuições previdenciárias, remunerações, valores devidos ao INSS e FGTS serão substituídos integralmente pelos diversos eventos constantes no eSocial.

 – Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

Todos os vínculos laborais do empregador deverão estar cadastrados e informados no ambiente do eSocial, não havendo mais necessidade de envio anual destas informações.

No início da implantação do eSocial o empregador deverá enviar o Evento S-2100 – Cadastramento Inicial do Vínculo, com todos os vínculos ativos e seus dados cadastrais atualizados. Depois cada novo vínculo firmado será informado através do Registro de Eventos Trabalhistas – RET.

 – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)

De forma semelhante ao exposto na RAIS as informações entregues através do CAGED serão substituídas pelo Evento S-2100 – Cadastramento Inicial do Vínculo na ocasião da implantação do eSocial e posteriormente através do Registro de Eventos Trabalhistas – RET.

 – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRF

As retenções na fonte sobre rendimentos serão informados no evento S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho.  Porém a responsabilidade de efetuar os cálculos permanece sendo da fonte pagadora (empregador).

Vale lembrar que a obrigatoriedade do eSocial começará dia 1º janeiro de 2018 para grandes empresas e para as demais dia 1º julho de 2018, inclusive empresas do Simples Nacional.

Nota: A extinção das obrigações acessórias citadas não será automática assim que o eSocial estiver implementado. Cabe a cada órgão competente dispor de atos normativos tornando oficial a necessidade de não mais entregar tais declarações.

E-Social – Teoria e Prática

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As unidades condominiais estão inclusas no Grupo 2 do cronograma de implementação o do eSocial que compreende também as empresas do Simples Nacional e os Microempreendedores Individuais.

Para este grupo de empresas o envio das informações trabalhistas e previdenciárias através do eSocial torna-se obrigatório a partir de Julho de 2018, inicialmente com o envio dos cadastros e tabelas iniciais. Apenas em novembro de 2018 é que todas as informações da folha de pagamento dos funcionários precisarão ser transmitidas pelo eSocial.

Os síndicos e o conselho fiscal dos condomínios devem começar desde já a se preparar para esta nova obrigação trabalhista. É importante entrar em contato com o escritório contábil ou a administradora do condomínio (caso houver) desde já, para alinhar as medidas a serem tomadas por cada um. Um primeiro passo muito importante é a Qualificação Cadastral, dos dados dos funcionários.

A principal mudança é o envio quase que em tempo real das informações dos funcionários, como atestados médicos, dispensas, férias e contratações. Além disso será necessário um sistema próprio para gerar todas estas informações conforme o layout exigido pelo eSocial.

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Profissionais devem investir em aperfeiçoar qualificação e desenvolver competências multidisciplinares para atender às demandas que serão cobradas da categoria

Se 2017 foi um ano de muitas mudanças para os profissionais de contabilidade, do departamento de pessoal e de recursos humanos, principalmente no que diz respeito à legislação trabalhista, 2018 promete desafios ainda maiores.

É hora de arrumar a casa, adequar processos, buscar soluções inovadoras e entender mais do negócio.

Afinal, com a entrada do eSocial e a automatização do envio das obrigações trabalhistas e previdenciárias, as atividades operacionais requerem o auxílio de novas qualificações que o profissional de contabilidade tem que incorporar ao seu perfil.

Nesta seara, entre os principais desafios para o profissional contabilista estão a mudança de cultura e a conscientização dos seus clientes, avalia Marcia Ruiz Alcazar, presidente do Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo (CRC-SP).

“Primeiro porque, na prática, o eSocial exige que se cumpram todas as regras vigentes, porém, de forma digital. Será exigida uma atenção maior por parte do empregador. Os erros serão mais difíceis de serem corrigidos e é preciso ter muito mais qualidade no envio das informações a serem declaradas”, complementa.

“Esta adequação envolve tanto mudanças em procedimentos operacionais na área pessoal, como mudanças envolvendo sistemas de informática, bem mais complexos, e principalmente o envolvimento e entendimento dos clientes quanto a estas novas normas e processos”, explica a presidente.

Certamente as atividades operacionais não deixarão de ter espaço, pois na prática estão mantidas todas as etapas envolvendo as rotinas trabalhistas, como admissões, férias, rescisões, afastamentos, documentos e cálculos trabalhistas.

O que muda, comenta Márcia, é que estes processos devem seguir estritamente os prazos legais, por exemplo, no registro da admissão do funcionário.

“Existirá uma mudança significativa na forma de processamento das informações. Dados que eram retrabalhados anualmente passam a ser informados no dia a dia, com fechamento mensal. Isso acontecerá, por exemplo, no caso da DIRF, entre outras. Sem dúvida, isso trará uma integração muito maior com todos os processos de controle social e, em contrapartida, exigirá uma qualidade da informação de altíssimo nível. Os profissionais deverão ser mais especialistas nas questões trabalhistas e os serviços auxiliares com baixa qualificação técnica perderão espaço”, pontua a presidente.

“Além disso, estes eventos serão compartilhados com o eSocial em tempo real, de forma que passa a ser necessário um controle rigoroso da execução dos trabalhos e do envio para o sistema, bem como a validação completa de dados cadastrais, que podem gerar problemas no envio das informações para o eSocial”, diz.

Desafios

As dificuldades que ainda estão por vir serão inúmeras. “Por mais preparados que possamos estar, dependemos de fatores externos e alheios à nossa vontade. Por exemplo, a infraestrutura tecnológica oferecida ainda é instável e o sistema cai por congestionamento, impossibilitando a transmissão dos arquivos. Não cumprir prazos gera penalidades e isso exigirá mobilização das entidades organizadas dos diversos setores econômicos para reivindicarem as concessões necessárias”, indica Márcia, acrescentando que prevê que os profissionais irão vivenciar essa situação daqui a cinco anos, quando as multas pela falta de entrega começarem a ser expedidas pela Receita Federal.

“Se as grandes empresas tiveram dificuldades, em um ambiente com recursos e equipe abundantes, imagine no ambiente das pequenas e médias empresas onde tudo é mais difícil e escasso”, pondera.

Lembrando que o eSocial é totalmente executado em ambiente tecnológico que precisa estar bem definido e formatado para que os resultados sejam obtidos com segurança e rapidez, a presidente do CRC-SP, avalia que este mesmo ambiente tecnológico (sistema) pode e deve ser utilizado como ferramenta de gestão, acompanhando os trabalhos executados, analisando a produtividade da equipe, monitorando prazos e servindo de ferramenta para alinhamento e melhoria de processos executados.

“Com essa nova plataforma de controle social, o Sped e-Social, o conceito de uma única entrada de dados suprindo todos os processos fica muito mais fortalecido. Nesse sentido, a tecnologia ajuda a definir padrões, evita interpretações equivocadas, simplifica a linguagem e aumenta a capacidade operacional”, diz.

Fonte: Fenacon – 25.04.2018

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Conheça e Prepare-se para a Nova Obrigação Acessória Exigida dos Empregadores

Manual Versão 2.4 – A partir de Março/2018

Desde as 9h de hoje (09/04) já está disponível o Módulo do eSocial Web através do endereço https://login.esocial.gov.br/login.aspx. O acesso será feito obrigatoriamente por meio de certificado digital da matriz da empresa. Versões futuras permitirão o acesso utilizando-se procuração digital.

O módulo eSocial Web é uma ferramenta auxiliar destinada à inserção de dados no eSocial e foi pensado para permitir às empresas o cumprimento das obrigações legais em situações de contingência ou indisponibilidade do seu próprio software. Contudo, ele não pretende substituir os sistemas próprios das empresas.

Na sua versão inicial, o eSocial Web permitirá apenas a consulta dos eventos enviados pelos sistemas das empresas, por meio de web service. Versões futuras terão as funcionalidades de inserção de dados, alteração, exclusão e retificação de eventos.

Serão exibidos ao usuário, além do conteúdo do evento, os números de recibo, o que permitirá às empresas efetuar acertos e correções nos próprios sistemas. Estarão disponíveis para consulta os eventos iniciais, eventos de tabela e eventos não periódicos de empregados e trabalhadores sem vínculo de emprego (TSVE).

Eventos Extemporâneos

Outra novidade é a entrada em produção das regras de eventos extemporâneos, que são aqueles informados fora da ordem cronológica de sua ocorrência. Tais eventos possuem tratamento próprio, de forma a permitir a inserção desses eventos sem a necessidade de excluir os eventos posteriores, com a garantia da integridade do sistema.

Fonte: Portal do eSocial


eSocial – Teoria e Prática da Obrigação Acessória

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Já Atualizado conforme a última versão 2.4, a partir de Janeiro de 2018

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Nova versão do manual foi divulgada através da Circular nº 803/2018, publicada no DOU em 05/03/2018. O Manual de Orientação para o Empregador e Desenvolvedor, versão 2.0, trata da solução sistêmica e operacional para a comunicação com o FGTS e geração da guia de recolhimentos do FGTS – GRFGTS, para uso em ambiente de produção restrita do FGTS e ambiente de produção após a vigência do eSocial.

Para geração da guia do FGTS o empregador poderá optar pela utilização de aplicativo de folha de pagamento (webservice) ou pela utilização de funcionalidade na internet (online), sendo a guia gerada com base nas informações prestadas pelo empregador por meio do eSocial, entre outras formas aprovadas pelo Agente Operador do FGTS.

O acesso à versão atualizada e aprovada deste Manual é disponibilizado na Internet, no endereço www.caixa.gov.br, opção download, pasta FGTS Manuais Operacionais.

Até o fechamento desta matéria o documento ainda não havia sido disponibilizado através do endereço informado.

Consulte também, no Guia Trabalhista Online:

A obrigatoriedade das empresas do primeiro grupo para a transmissão dos eventos não periódicos para o eSocial (por exemplo: admissões, afastamentos, desligamentos) terá início no dia 01 de março de 2018.

Pelas regras do eSocial, apenas os trabalhadores que estiverem com sua qualificação cadastral realizada poderão ser informados nos eventos de admissão. A medida visa a resolver o problema de pluralidade de números de inscrição para o mesmo trabalhador. É o caso dos trabalhadores que possuem mais de um número do PIS.

Porém, na fase inicial do eSocial, o sistema não usará a validação do NIS para impedir o recebimento dos eventos transmitidos. Ou seja, serão feitas as validações do CPF e do NIS, mas uma divergência no cadastro do trabalhador no CNIS não impedirá o recebimento do evento no sistema. Será gerado, neste caso, uma mensagem indicando pendência na validação do NIS.

Já a validação na base do CPF será impeditiva e, portanto, os dados do trabalhador deverão estar corretos para que o evento seja recebido pelo eSocial.

Fonte: Portal do eSocial, adaptado pela equipe do Guia Trabalhista

Consulte também, no Guia Trabalhista Online:


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