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As unidades condominiais estão inclusas no Grupo 2 do cronograma de implementação o do eSocial que compreende também as empresas do Simples Nacional e os Microempreendedores Individuais.

Para este grupo de empresas o envio das informações trabalhistas e previdenciárias através do eSocial torna-se obrigatório a partir de Julho de 2018, inicialmente com o envio dos cadastros e tabelas iniciais. Apenas em novembro de 2018 é que todas as informações da folha de pagamento dos funcionários precisarão ser transmitidas pelo eSocial.

Os síndicos e o conselho fiscal dos condomínios devem começar desde já a se preparar para esta nova obrigação trabalhista. É importante entrar em contato com o escritório contábil ou a administradora do condomínio (caso houver) desde já, para alinhar as medidas a serem tomadas por cada um. Um primeiro passo muito importante é a Qualificação Cadastral, dos dados dos funcionários.

A principal mudança é o envio quase que em tempo real das informações dos funcionários, como atestados médicos, dispensas, férias e contratações. Além disso será necessário um sistema próprio para gerar todas estas informações conforme o layout exigido pelo eSocial.

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Por Júlio César Zanluca – autor da obra Contabilidade de Condominios

Estão obrigados a se inscrever no CNPJ os condomínios edilícios, conceituados pelo art. 1.332 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 (Código Civil Brasileiro/CCB).

Observa-se que a inscrição no CNPJ não caracteriza os condomínios em pessoas jurídicas. A inscrição ocorre apenas para cumprimento das obrigações legais, tributárias, contábeis, previdenciárias e trabalhistas.

As espécies de pessoas jurídicas estão previstas no Código Civil, a partir do artigo 40. Deste rol não é mencionado os condomínios, e sabendo-se que a mesma é taxativa, conclui-se que eles não configuram como uma espécie de pessoa jurídica, como é o caso das associações, fundações e sociedades (art. 44 do CCB).

Entretanto, isto não significa que os condomínios estejam autorizados, por lei, a deixarem de cumprir obrigações tributárias, legais, trabalhistas, previdenciárias e outras.

Mesmo não sendo considerado pessoa jurídica, o condomínio quando assumir a condição de empregador deverá cumprir as seguintes obrigações trabalhistas:

  1. Inscrever-se no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica – CNPJ.
  2. Realizar o cadastro dos empregados no PIS/PASEP.
  3. Anotar aCarteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) dos seus empregados.
  4. Entregar oCadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).
  5. Entregar a Relação Anual de Informações Sociais – (RAIS).
  6. Emitir a Comunicação de Dispensa – (CD).
  7. Elaborar e recolher a Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical – (GRCS).
  8. Elaborar e recolher a Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social – GFIP.
  9. Manter Registro de Empregados (Livro, Ficha ou Sistema Informatizado), Livro de Inspeção do Trabalho, registro de ponto, etc.
  10. Expor Quadro de Horários de Trabalho e demais documentos cuja afixação é obrigatória.
  11. Entregar a Declaração do Imposto de Renda na Fonte – DIRF anual, quando pertinente, e atender ás demais disposições tributárias pertinentes à retenção do imposto.
  12. Responder perante a Justiça Trabalhista no caso de reclamatória.

Conheça mais características, cuidados, aspectos tributários e contábeis dos condomínios através da obra:

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A exigência de guarda de documentos contábeis (recibos, notas fiscais), trabalhistas, previdenciários e tributários dos condomínios é prevista na legislação. Não se trata somente de arquivamento para prestação de contas aos condôminos, mas também dos efeitos legais previstos nas respectivas legislações.

Desde a vigência da Lei 10.833/2003 aumentou o leque de documentos que deverão ser obrigatoriamente arquivados pelos condomínios, tendo em vista a obrigatoriedade de retenções e recolhimentos tributários nos pagamentos efetuados por serviços prestados, conforme artigo 30 da referida Lei.

Devem ser guardados, durante 5 anos, todas as DARFs de recolhimento de tributos sobre a prestação de serviços realizadas por terceiros, como COFINS,CSLL e PIS (veja tabela abaixo). O arquivo das guias é obrigatório, sob pena de sanções por parte da Receita Federal, numa possível fiscalização.

Fonte: site Portal de Contabilidade

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DOCUMENTOS

PRAZO DE GUARDA

DARF Retenções (PIS/COFINS/IRF/CSLL)

05 anos

DARF PIS/Folha

10 anos

DIRF

05 anos

Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico)

20 anos

GFIP (FGTS – RE / GR)

35 anos

Folha de Pagamento

35 anos

Folha de Ponto

05 anos

Formulário CAGED

10 anos

GR Contribuição Sindical / Assistencial

05 anos

GPS

05 anos

Holerites / Recibos de Pagamentos

05 anos

Laudo PPRA

20 anos

Livro de Inspeção do Trabalho

Permanente

Processos Trabalhistas

Permanente

Prontuários de Funcionários

Permanente

RAIS

Indeterminado

Recibo de Vale Refeição

06 anos

Recibo de Vale Transporte

06 anos

Dossiê (Convenção / Especificação)

Permanente

Extratos Bancários

06 anos

Livros de Atas de Assembléia

Permanente

Orçamentos / Contratos de Obras

Até o final da garantia

Pastas de Prestação de Contas

10 anos

Plantas do Condomínio

Permanente


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