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por Equipe Guia Trabalhista

Existem centenas de procedimentos regulares, exigidos dos empregadores, no cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias.

Para certificar-se que nada está sendo esquecido ou feito de modo inadequado, recomenda-se que, periodicamente, se execute uma auditoria interna nos procedimentos trabalhistas, como:

  • exame da folha de pagamento;
  • análise de documentação;
  • checagem de cálculos (férias, 13º salário, horas extras e outros)
  • pagamentos e retenções (IRF, GPS, Contribuição Sindical)

Dentre os objetivos da auditoria trabalhista, destacam-se:

  1. Evitar ou corrigir fraudes e erros.
  2. Reduzir as contingências trabalhistas e previdenciárias (possibilidades de multas e reclamatórias na justiça do trabalho).
  3. Adequar cálculos e procedimentos às exigências legais (CLT, Regulamento da Previdência Social) e de controle financeiro da entidade auditada (custos, orçamento, tesouraria).

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Auditoria Trabalhista

Passo a Passo para Verificar os Procedimentos Trabalhistas.

Invista pouco e diminua os riscos de autuação e reclamatórias!

Por Júlio César Zanluca, autor da obra Contabilidade Gerencial

Todas empresas precisam de informações para nortear seus planos de negócios. A contabilidade, comprovadamente, é fonte indispensável de dados financeiros e econômicos. Porém, para sua maior utilidade, é necessário que tais dados, além de atualizados, sejam confiáveis (reais e efetivos).

Uma das maneiras de melhorar a qualidade das demonstrações contábeis é utilizando-se de auditoria contábil. Esta pode ser interna (feita por pessoas da própria empresa) ou externa (contratando-se auditores independentes para a execução dos exames).

Uma auditoria contábil é um conjunto de atividades técnicas e procedimentos, exercidas de forma sistematizada numa entidade, compreendendo a avaliação e exame dos procedimentos e das operações praticadas, com vistas a apurar a exatidão dos registros contábeis e a realidade das operações, e sobre estes emitir uma opinião.

A utilidade de se proceder ao exame das contas contábeis compreende um leque de benefícios para a entidade auditada, dentre os quais:

  1. Avaliação do controles internos (relatórios, consistência, fluxo de documentos e informações, atualizações, otimização de recursos financeiros, etc.).
  2. Prevenção de fraudes e erros.
  3. Transparência para investidores e financiadores, gerando, em tese, exigência de menores taxas (financiadores) e mais interesse em capitalização (investidores).
  4. Possibilidades de indicação de efeitos fiscais (planejamento tributário) e ajustes patrimoniais (como reservas de contingências), melhorando o fluxo de caixa.
  5. Melhoria dos relatórios e dados para gestão financeira e patrimonial (orçamento, fluxo de caixa, análise de rentabilidade, projeções, entre outros benefícios).

Conheça de forma prática como fazer uma auditoria contábil através da obra:

Uma coletânea de centenas de análises totalmente práticas para auditoria contábil!. Além de uma linguagem acessível, é uma obra atualizável. Contém pontos (questionários) sobre as contas e demais controles contábeis. Modelos de PTA - Papel de Trabalho, prontos para serem utilizados em uma auditoria, em planilha EXCEL, que diminuirá o seu tempo para a abertura de papéis de trabalho e análise. Clique aqui para mais informações. Manual Prático de Auditoria Contábil 

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Conforme o Instituto Americano de Contadores Públicos Juramentados, são sintomas de fraudes nas empresas as seguintes ações:

1 – Pedir empréstimo de pequenas somas em dinheiro aos colegas de trabalho;

2 – Colocar cheques pessoais no caixa, trocando-os por dinheiro e pedindo ao caixa que os retenha;

3 – Cheques pessoais descontados e devolvidos pelo Banco, por algum motivo anormal. (cheque devolvido por algum engano: data errada, assinatura);

4 – Presença permanente de cobradores e credores ou diretores na empresa e contínuos telefonemas;

5 – Emitir vales para reembolso posterior descontando-os na caixa pequena para pagá-los quando receber salários, ou 13º salário;

6 – Tendência manifesta para omitir faltas praticadas por outros e encobrir erros de colegas ou de chefes;

7 – Constantes críticas negativas a terceiros pretendendo evitar suspeitas sobre si mesmo.

8 – Ter procedimento excêntrico e peculiar e dar respostas evasivas quando submetidos a interrogatórios;

9 – Ser praticante de qualquer tipo de jogo de azar sem possibilidade de arcar com os respectivos prejuízos

10 – Ser amante da bebida alcoólica em excesso, do consumo de drogas, da vida noturna e de amigos duvidosos;

11 – Comprar automóveis e outros objetos de alto valor (em relação ao nível financeiro da pessoa);

12 – Tentar explicar, sem justificativas o nível de vida que está levando;

13 – Elevar-se diante de perguntas embaraçosas ou mostrar-se tranquilo inclusive em interrogatórios imprevistos;

14 – Sendo contador recusar-se a mostrar a terceiros livros e documentos;

15 – Negar-se a tirar férias com medo que se descubram suas fraudes. Não aceitar promoções;

16 – Manter familiaridade com fornecedores;

17 – Manter contas bancárias de saldo elevado e realizar continuamente compra de grande vulto (valor).

Uma coletânea de aspectos relevantes de Auditoria de Gestão. Além de uma linguagem acessível, contém abordagens sobre controles imprescindíveis a qualquer empresa e ainda Modelos de Relatório de Auditoria Gerencial. Procedimentos entre erros e fraudes, prevenção de riscos, modelos de relatórios, planilhas, etc. Clique aqui para mais informações. Auditoria Gerencial

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A fraude é uma ação ou omissão cometida propositadamente, com a finalidade do agente beneficiar-se e prejudicar alguém (pessoa física ou jurídica).

Conhecer as fraudes, como se fazem, como se descobrem, é um conhecimento necessário para evitá-las.

Somente com controles internos, constantes, adequados e eficazes podem tornar difíceis a ocorrência de fraudes nas empresas e organizações.

A fraude, dificilmente, tem um só responsável, quer ativa, quer passivamente.

O fraudador sempre testa os controles internos antes de cometer a fraude programada.

Números expressivos de fraudes são cometidos por pessoas de confiança, as quais investidas de fração de poder de mando ou responsáveis por funções importantes e acumuladas.

Para evitar fraudes e estabelecer controles adequados nas organizações, recomendamos a leitura da seguinte obra:

Uma coletânea de aspectos relevantes de controle empresarial. Além de uma linguagem acessível, é uma obra atualizável. Contém abordagens sobre controles internos imprescindíveis a qualquer empresa. Anos de prática de controladoria reunidas em um só lugar! Clique aqui para mais informações. Controladoria Empresarial

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A auditoria é o exame de procedimentos administrativos, contábeis, trabalhistas, fiscais e legais. O auditor observa a exatidão, integridade e autenticidade de tais demonstrações, registros, procedimentos, rotinas e documentos, visando identificar erros, fraudes, incorreções e outras disparidades.

O objetivo final de uma auditoria é a certificação e a prevenção. A verificação da situação da empresa – não precisa ser multada e pagar a multa para depois tomar providências.

Na área trabalhista, existem centenas de rotinas, procedimentos, normas e detalhamentos exigidos no dia-a-dia da relação laboral – veja aqui as principais rotinas trabalhistas.

Desta forma, para atender toda a legislação, além de adequado treinamento e motivação dos profissionais envolvidos na área de gestão de pessoal, recomenda-se fazer auditorias periódicas (seja externa ou interna), com enfoque preventivo (redução de multas, reclamatórias, erros e incorreções).

Dentre os itens específicos a analisar, temos:

– Excesso de jornada diária dos empregados

– Falta de Acordo de Compensação de horas

– Falta de registro de empregados (informalidade)

– Ausência da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – CIPA

– Erros de cálculos da folha (horas extras, descontos, etc.)

– Pagamentos “por fora” (caixa 2), sem registro

– Falta de controle “cartão ponto”, etc.

Conheça uma obra especificamente voltada a prevenção e auditoria da área trabalhista:

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Muitas empresas tentam motivar seus empregados através da remuneração com cartões de incentivos, chamados de Premium Card, uma espécie de benefício que tem a finalidade de retribuir uma meta atingida, um aumento na produtividade ou na qualidade dos serviços prestados.

Estes cartões (individuais) são oferecidos por empresas de marketing de relacionamento (empresas intermediárias), que recebem os recursos (geralmente em dinheiro) dos empregadores e os repassam aos empregados que tiveram as metas atingidas ou que tiveram o desempenho atingido conforme critérios definidos pelo próprio empregador.

Com o cartão em mãos e os valores disponibilizados por estas empresas intermediárias o empregado pode, até o limite disponível em seu cartão, adquirir os serviços e bens que assim o desejar.

Alega-se que  tais valores não sofrem nenhuma incidência de encargos sociais como INSS, FGTS e Imposto de Renda, seja como desconto sobre o que é pago ao empregado e tampouco no que se refere aos encargos por parte da empresa.

Entretanto, conforme determina o artigo 458 da CLT quaisquer outras parcelas habitualmente pagas, ainda que em utilidades, previstas em acordo ou convenção coletiva ou mesmo que concedidas por liberalidade da empresa, constituem o salário in natura, compondo a remuneração do empregado.

Como verba trabalhista, além dos encargos tradicionais (INSS, férias, 13º, horas extras) teremos também a incidência do Imposto de Renda na Fonte sobre tais incentivos.

Portanto, os gestores empresariais precisam estar atentos às implicações fiscais e trabalhistas desta forma de distribuição de valores.

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As empresas, devido à dinâmica de negócios e à pressão de resultados financeiros (caixa), dão grande ênfase aos relatórios advindos da contabilidade. Porém, cabe questionar se, de fato, tais relatórios, bem como a escrituração contábil em si, realmente registram todos os fatos importantes do patrimônio e período analisado.

Sugere-se que tais balanços, periodicamente, sejam revisados por auditoria.

A auditoria contábil é um conjunto de atividades técnicas e procedimentos, exercidas de forma sistematizada numa entidade, compreendendo a avaliação e exame dos procedimentos e das operações praticadas, com vistas a apurar a exatidão dos registros contábeis e a realidade das operações, e sobre estes emitir uma opinião.

O principal objetivo da Auditoria Contábil consiste em verificar se as demonstrações contábeis refletem adequadamente a situação patrimonial, financeira e econômica das empresas.

Os procedimentos de auditoria correspondem a um conjunto de técnicas que o auditor utiliza para colher as evidências sobre as informações das demonstrações contábeis, abrangendo contagem física, confirmação de dados com terceiros (circularização), conferência de cálculos e inspeção de documentos.

Veja maiores detalhamentos na obra:

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